知晓：房地产档案管理系统的数字化归档功能2021/4/9 14:17:14

yizhongqiao

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。档案管理系统

归档是档案管理的重要环节，归档效率直接影响了档案管理的整体效率。房地产档案管理过程中主要遇到以下问题：


        ·数量多：企业每天产生数以百计的销售合同、技术文件、员工档案……归类处理耗费大量人力；
·调动久：档案存储位置不统一，调动和移交所需时间长，影响业务和管理效率；
·查找难：存档方式不标准，几个月、几年后想提取档案资料时难以查找…  


         繁杂的档案管理工作，造成了极大的管理成本，甚至影响着企业的信息流动和知识创新。


         智能化档案归档功能是会博通综合档案管理系统的特色功能。借助会博通的流程化归档功能，企业可分布式进行档案录入，即由各职能部门发起流程，把纸质文档扫描录入系统，形成实物档案与电子信息一一对应的电子档案库，再提交流程移交归档入库；管理人员收到流程后，即可在系统对档案进行集中统一管理。
归档全程通过系统流转，依照统一既定标准实施，真正实现流程化处理。
这其中又有几个重点：


          1清晰分类
企业进行档案采集时，需将档案进行标准化分类，这是高效整理的第一步。
会博通档案管理系统，可适应各行业个性化的档案分类需求，无论是合同类、产品类、人事类、经营管理类还是与自身业务息息相关的业务档案，能够根据企业需求个性化配置，实现
标准分类。
2统一管理
为了提高效率和避免风险，大型企业内往往配置专业档案管理部门，进行统一管理。
在会博通档案管理系统内，档案管理人员可通过追踪、处理档案相关流程，如归档、借阅、归还等，来完成档案的规范管理。在卡片式的流程管理界面，即可清晰查阅档案处理进度等信息。


        系统同时支持电子档案、纸质档案、实物档案。企业可通过电子档案集中存储、实体档案分布式存放的模式，实现电子档案与实体档案的集成统一管理。


       



         


       



         3便于定位
在档案生成后，企业在会博通档案管理系统内为其生成专属“条形码”、电子标签以及二维码，记录档案的基本信息，比如“存放地点”、“档案编号”等，以便快速查找。
为了方便和纸质档案对应，还可以直接在会博通档案管理系统批量生成二维码或者条形码，打印后黏贴在对应的纸质档案上，扫一扫就能了解基本信息及定位档案，方便快捷。


        除了归档以外，流程化的理念贯穿于会博通档案管理系统各处。简而言之，会博通中的每一条信息都可提交流转。流程不仅仅可用于各类文件的流转，如档案移交、归档、借还等，更是所有工作流的设计与运作工具，如采购、请假、指派任务等。


       


         


       
通过流程化管理，会博通把档案管理系统中的信息和流程有机地融为一体，便于企业内部档案的高效管理与协作。更加值得关注的是，在企业数字化转型的道路上，企业知识库的重要性越来越受到重视，而流程化管理有利于档案的流动和复用，将价值资源应用到日常沟通和业务办公中，推动档案管理过渡至知识管理，帮助企业沉淀知识资产、盘活智力资源，进而为业务创新、效率提升服务。